Definition: Betriebsausgaben
Betriebsausgaben einer GmbH sind alle Aufwendungen, die durch die geschäftlichen Aktivitäten des Unternehmens entstehen. Diese Ausgaben sind zumeist steuerlich abzugsfähig und reduzieren den zu versteuernden Gewinn der GmbH, was wiederum zu einer Senkung der Steuerlast führt.
Betriebsausgaben unterscheiden sich im Wesentlichen durch ihre steuerliche Abzugsfähigkeit. Nicht abzugsfähige Posten wie bestimmte Repräsentationskosten oder Strafen und Bußgelder sind Betriebsausgaben, die nicht vom steuerpflichtigen Gewinn abgezogen werden und somit die Steuerlast nicht beeinflussen. Nachträgliche Betriebsausgaben entstehen nach dem Verkauf oder der Aufgabe eines Betriebsteils und sind unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls abzugsfähig. Unbeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben wie Miete, Löhne und Gehälter oder Büromaterial stehen in unmittelbarem Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit und können in voller Höhe vom Gewinn steuermindernd abgezogen werden.
Übersicht zu gängigen Betriebsausgaben als Liste
Wenn du eine GmbH oder eine andere Kapitalgesellschaft gründest, entstehen unweigerlich Kosten für den:die Notar:in, die Eintragung ins Handels- und Gewerberegister sowie für die steuerliche Beratung. Diese Ausgaben kannst du unter bestimmten Voraussetzungen von der Steuer absetzen, was dir ermöglicht, deine steuerliche Belastung zu verringern.
Im Geschäftsalltag können weitere Betriebsausgaben hinzukommen, wie laufende Bürokosten, Mitarbeitergehälter, Marketingausgaben und Investitionen in Technologie oder Ausrüstung, die ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden können, um die finanzielle Effizienz deines Unternehmens weiter zu optimieren.
Hier ein Überblick betrieblicher Ausgaben:
Personalkosten: Gehälter, Löhne, Sozialversicherungsbeiträge, Fortbildungen und Seminare
Raumkosten: Miete, Nebenkosten, Instandhaltung von Geschäftsräumen
Bürobedarf und -ausstattung: Computer, Softwarelizenzen, Büromaterial und Fachliteratur
Fahrzeugkosten: Leasingraten, Kraftstoff, Versicherung, Reparaturen für Betriebsfahrzeuge
Kommunikationskosten: Telefon, Internet, Postgebühren
Werbung und Marketing: Anzeigen, Webseite, Messeauftritte
Reisekosten: Flugtickets, Hotelkosten, Verpflegungsmehraufwendungen
Versicherungen: Berufshaftpflichtversicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung, Rechtsschutz
Beratungskosten: Steuerberatung, Rechtsberatung, Unternehmensberatung
Abschreibungen: für Abnutzung von Anlagevermögen wie Maschinen, Fahrzeuge, Gebäude
Finanzierungskosten: Zinsen für Kredite, Leasingraten
Lizenzen und Gebühren: für Software, Musik, Patente
Forschung und Entwicklung: Kosten für die Entwicklung neuer Produkte oder Verfahren
Steuern: Gewerbesteuer, Umsatzsteuer auf Eingangsleistungen
Betriebsausgaben für Geschenke an Geschäftspartner:innen oder Kund:innen sind unter bestimmten Bedingungen steuerlich absetzbar
Wichtig ist, dass diese Ausgaben klar geschäftlich motiviert sind und bestimmte steuerliche Grenzen nicht überschreiten
Gut zu wissen: Spenden können grundsätzlich als Betriebsausgaben abgezogen werden, sofern sie den Gewinn mindern und betrieblich veranlasst sind. Jedoch sind Spenden häufig nicht direkt betrieblich veranlasst und fallen dann unter die Regelungen für Spenden als Sonderausgaben oder spezielle steuerliche Abzugsmöglichkeiten. Beachte, dass es spezifische Höchstgrenzen für den Abzug von Spenden gibt. Diese richten sich nach dem Zweck der Spende und dem:der Empfänger:in.
Betriebsausgaben einer vermögensverwaltenden GmbH
Vorraussetzung: Zusammenhang mit Unternehmenszweck
Die Kosten müssen in direktem Zusammenhang Unternehmenszweck deiner GmbH gemäß Gesellschaftsvertrag stehen. Es gilt, dem Finanzamt nachvollziehbar darzulegen, dass die Ausgaben zur Gewinnerzielung beitragen. Die spezifischen Anforderungen variieren je nach der Art deiner Geschäftstätigkeit.
Wichtig: Korrekte Abrechnung
Die Rechnung muss auf deine GmbH ausgestellt sein, da dies die steuerrechtliche Zuordnung der Ausgaben zur GmbH ermöglicht und belegt, dass die Kosten tatsächlich im geschäftlichen Kontext entstanden sind.
Grundlegend: Ausgaben, die abgesetzt werden können
Mit deiner vermögensverwaltenden GmbH (vvGmbH) zielst du auf den Vermögensaufbau und die Durchführung von Investitionen ab. Kosten für Betriebsmittel wie Computer oder Fortbildungsmaßnahmen einschließlich (Trading-)Seminaren sowie damit verbundene Reisekosten können abgesetzt werden. Auch Beratungskosten oder Buchhaltungskosten, beispielsweise von RIDE, sind abzugsfähig.
Option: Leistungen als Teil des Gehalt verrechnen
Beachte jedoch, dass nicht alle Kosten abzugsfähig sind, ein Firmenwagen lässt sich in einer vvGmbH bspw. schwer begründen. Eine alternative Möglichkeit, diesen dennoch absetzen zu können, bietet die Verrechnung bestimmter Leistungen als Teil des Gehalts. Dafür musst du als Geschäftsführer:in bei deiner GmbH angestellt, der Dienstwagen kann dann Teil des Gehaltes sein.
Vorweggenommene Betriebsausgaben bei der GmbH in Gründung
Vorweggenommene Betriebsausgaben sind für eine GmbH in Gründung von großer Bedeutung, da sie bereits vor der formellen Eintragung in das Handelsregister angefallene Kosten steuerlich geltend machen kann. Nach § 4 des Einkommensteuergesetzes sind Betriebsausgaben Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Dies gilt bereits für die Phase vor der offiziellen Gründung der GmbH.
Die Gründung einer GmbH lässt sich in drei Phasen unterteilen: Vorgründungsphase: Dies ist der Zeitraum von der Geschäftsidee bis zum Notartermin. In dieser Phase wird, insbesondere bei einer Ein-Mann-GmbH, ähnlich wie bei einem Einzelunternehmen verfahren.
Vorgesellschaft (i.G. - in Gründung): Vom Notartermin bis zur Eintragung ins Handelsregister. Die Vorgesellschaft gilt als identisch mit der späteren GmbH. Eingetragene GmbH: Nach Eintragung ins Handelsregister.
Die in diesen Phasen anfallenden Kosten kannst du als vorweggenommene Betriebsausgaben geltend machen. Wichtig ist, dass du über diese Ausgaben detailliert Buch führst und alle Belege sorgfältig sammelst. Dazu gehören auch Ausgaben für Büromöbel oder Verträge für Handy und Internet, die bereits vor der offiziellen Gründung angefallen sind.
So setzt du Kosten in deiner vermögensverwaltenden GmbH richtig ab
Du bist in guter Gesellschaft
Schon über 1.500 Kundinnen und Kunden haben ihre vermögensverwaltenden GmbHs mit uns gegründet, über 2.000 vertrauen bereits auf die Betreuung ihrer GmbH mit RIDE.
Sehr gut organisiert bei RIDE.
Die eigene VV GmbH gegründet, mit Tipps zu welcher Bank und mit Online Unterschriften kein Papier hin und her senden. So mag ich das. Kann ich nur empfehlen.
Daniel
Gründer und Börsen-Trainer
Leg mit der Steueroptimierung deiner Investitionen los
Mit der GmbH als Investitionsvehikel machst du mehr aus deiner Rendite – so, wie es sehr Vermögende schon seit Jahrzehnten tun.
Wir begleiten dich in allen Phasen: Von der Gründung, über die Verwaltung bis zu deinen Investments. Dank unserer Softwarelösungen und der Automatisierung von Prozessen ist alles unkompliziert und zu planbaren Kosten.
.svg)
Gründe deine GmbH
Verwalte deine GmbH
