GmbH-Geschäftsführer:in – Pflichten, Bestellung, Haftung und mehr

Eine GmbH muss einen oder mehrere Geschäftsführer:innen haben. Nur eine natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person kann als Geschäftsführer:in bestellt werden. Auch Nicht-EU-Bürger:innen dürfen die Geschäftsführung einer GmbH übernehmen. Als Gesellschafter:in einer GmbH kannst du die Rolle ebenfalls besetzen.

In der Regel musst du als Geschäftsführer:in keine bestimmten Qualifikationen erfüllen. Ausnahmen bilden hier beispielsweise Handwerksbetriebe, bei denen die Geschäftsführung oder Betriebsleitung handwerksrechtliche Voraussetzungen, wie beispielsweise einen Meisterbrief, vorweisen muss. Auch in anderen Branchen, wie der Gastronomie oder dem Versicherungswesen, können Genehmigungen nötig sein. Für Geschäftsführer:innen einer GmbH mit dem Ziel des Vermögensaufbaus gibt es jedoch keine solcher Einschränkungen.

Nicht für die Geschäftsführung geeignet sind Personen, die bestimmte Straftaten begangen haben. Nach rechtskräftiger Verurteilung greift hier meist für fünf Jahre eine Sperre für die Tätigkeit als Geschäftsführer:in. Zeiten der Inhaftierung zählen nicht in die Sperrfrist, gezählt wird also erst nach der Entlassung.

Zu den Straftaten, die zur fünfjährigen Sperrfrist als Geschäftsführer:in führen, zählen unter anderem:

  Insolvenzverschleppung

 Kredit- oder Kapitalanlagebetrug

 Veruntreuung

 Bankrott

 Verletzung der Buchführungspflicht

 Gläubiger- oder Schuldnerbegünstigung

Die Ernennung einer Person, die die Rolle eines:einer Geschäftsführer:in ausübt, nennt sich Bestellung. Sie erfolgt bereits bei Errichtung der GmbH, um die Handlungsfähigkeit der Gesellschaft zu gewährleisten. Es gibt folgende Möglichkeiten der Geschäftsführer-Bestellung:

  durch einen Gesellschafterbeschluss (Errichtungsprotokoll in der Gründungsurkunde)
  durch den Gesellschaftsvertrag (weniger empfehlenswert, da der:die Geschäftsführer:in so fester Bestandteil der Satzung wird und jede Änderung einer kostspieligen neuen Beurkundung bedarf)
  direkt bei Eintragung ins Handelsregister

Mit der Abberufung des Geschäftsführers oder der Geschäftsführerin wird die Stellung als Vertretung der GmbH wieder beendet. Die Abberufung kann durch Mehrheitsbeschluss der Gesellschafterversammlung erfolgen. Ein wichtiger Grund ist dafür nur erforderlich, wenn dies zuvor in der Satzung (dem Gesellschaftsvertrag) so festgehalten wurde.

Führst du eine Ein-Person-GmbH, in der du gleichzeitig Gesellschafter:in und Geschäftsführer:in bist, ist die formelle Abberufung für dich natürlich redundant, da du immer beide Organe der GmbH bekleiden musst. Wichtig ist hier die Befreiung vom Selbstkontrahierungsverbot, §181 BGB. Dadurch wird es dir ermöglicht, mit dir selbst in der GmbH Geschäfte abzuschließen und z.B. einen Rahmendarlehensvertrag zu vereinbaren.

Beachte: Ein:e Geschäftsführer:in kann das Amt auch selbst ablegen. Dies gilt dann nicht als Abberufung. Die Niederlegung muss der Gesellschafterversammlung mitgeteilt und umgehend beim Handelsregister angemeldet werden.

Ohne Geschäftsführer:in ist eine GmbH führungslos und nicht mehr handlungsfähig. Deswegen ist die Bestimmung einer rechtlichen Vertretung und die Erstellung eines Notfallordners mit allen wichtigen Dokumenten für den Ernstfall unabdinglich.

Geschäftsführer:innen einer GmbH müssen nicht zwangsläufig ein Gehalt beziehen. Da du in der Regel auf Basis eines Dienstvertrages angestellt bist, unterliegst du auch keinen tariflichen oder honorarrechtlichen Vorschriften bezüglich eines Mindestgehalts.

Eine Ausnahme können hier Fremdgeschäftsführer:innen darstellen, wenn sie in persönlicher Abhängigkeit weisungsgebunden agieren. In diesem Fall gelten sie als Arbeitnehmer:in und haben zumindest Anspruch auf den Mindestlohn.
Bezüglich der Höhe eines Geschäftsführergehaltes ist zu beachten, dass es einem sogenannten Fremdvergleich standhalten muss. Wenn das gezahlte Gehalt deutlich über dem branchenüblichen Niveau liegt, könnte dies den Tatbestand einer verdeckten Gewinnausschüttung erfüllen.

Die Tätigkeit als Gesellschafter-Geschäftsführer:in einer GmbH kann sowohl entlohnt als auch unentgeltlich erfolgen. Eine Gesellschafter-Geschäftsführer:in ist grundsätzlich keine Arbeitnehmer:in, zumindest dann nicht, wenn eine relevante Beteiligung an der GmbH und keine starke Abhängigkeit sowie Weisungsgebundenheit bestehen.

Soll der:die Geschäftsführer:in ein Gehalt beziehen, so empfiehlt es sich, dies in einem Geschäftsführervertrag zu regeln. Zwar kann der Vertrag auch mündlich zustande kommen, eine schriftliche Vereinbarung ist jedoch ratsam. Dies ist besonders wichtig bei einer Ein-Person-GmbH, um späteren Vorwürfen einer verdeckten Gewinnausschüttung vorzubeugen.

Steuerrechtlich werden Minderheits-, Mehrheits- oder Alleingesellschafter-Geschäftsführer:innen genauso wie Fremdgeschäftsführer:innen als Arbeitnehmer:innen behandelt. Steuer-, Arbeits- und Sozialrecht decken sich in der Begrifflichkeit und Abgrenzung also nicht, was zu allerlei Verwirrung führen kann. Die Behandlung als Arbeitnehmer:in führt dazu, dass deine Bezüge als Geschäftsführer:in lohnsteuerpflichtig sind. Der Vorteil: So kannst du Werbungskosten abziehen.