Um als buchführungspflichtiges Unternehmen deine Belege GoBD-konform zu digitalisieren, sind einige Aspekte zu berücksichtigen. Im Folgenden erfährst du alles Wichtige.
GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".
Die Grundregeln für Dokumente sind:
- Unveränderbarkeit
- Vollständigkeit
- Nachvollziehbarkeit
- und Verfügbarkeit.
Die Belege sollten nummeriert oder durch eindeutige Identifikationsmerkmale genau bestimmbar sein. Steuerrelevante Informationen müssen dem zugehörigen Geschäftsvorfall in der Buchführung eindeutig zugeordnet werden. Die Anforderung der Vollständigkeit und Unveränderbarkeit besagt, dass die Belege nicht mehr nachträglich bearbeitet werden können. Dies ist sowohl technisch als auch organisatorisch sicherzustellen.
Auf der technischen Seite muss der Nachweis erbracht werden, dass Belege im Original erhalten bleiben. Alle Bearbeitungsschritte müssen lückenlos am Beleg protokolliert; das Protokoll mit dem Beleg verbunden werden. Die Speicherung muss über die gesamte Aufbewahrungszeit der Belege funktionieren. Am sichersten ist eine redundante Speicherung auf hochgradig gesicherten Serverstandorten.
Auf der organisatorischen Seite müssen in der Buchführung und im Rechnungswesen Zugriffskontrollen eingerichtet werden, die eine Löschung der Belege verhindern. Ein internes Kontrollsystem (IKS), wie von den GoBD vorgeschrieben, muss für Funktionstrennung und gesetzeskonforme Belegverarbeitung sorgen.
Zunehmend werden Belege, zum Beispiel Ausgangsrechnungen, nur noch digital erzeugt und übermittelt. Die Buchung kann dadurch ebenfalls automatisiert werden. Trotzdem haben Papierbelege immer noch ihren festen Platz im Wirtschaftsleben. Wenn nun Belege in Papierform vorliegen und digitalisiert werden sollen, ist dies möglich durch ein Scannen der Dokumente und ablegen als eine nicht veränderbare Datei, wie zum Beispiel eine archivierbare PDF. Um diesen Prozess zu vereinfachen, gibt es Programme für ein digitales Dokumentenmanagement, welche die Rechnungen unkompliziert und nach den Richtlinien der GoBD-Norm digitalisieren.
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